27/11/2022

Cách xuất dữ liệu Microsoft Access sang tài liệu Word

Cách xuất dữ liệu Microsoft Access sang tài liệu Word

Bộ Office của Microsoft có các ứng dụng cho nhiều tác vụ khác nhau. Vì vậy, ví dụ, nếu bạn muốn tạo cơ sở dữ liệu, Microsoft Access sẽ hỗ trợ bạn. Access cung cấp hầu hết các tính năng mà bạn mong đợi từ một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ. Bạn có thể tạo bảng, biểu mẫu, truy vấn, mối quan hệ, báo cáo, macro, mô-đun, v.v.

Nhưng đôi khi, bạn có thể muốn xuất dữ liệu từ Microsoft Access sang Word. Cùng thungnhamninhbinh.com tìm hiểu cách thực hiện qua bài viết dưới đây nhé!

Cách Access xuất các đối tượng sang Word

Trước khi hướng dẫn bạn cách xuất dữ liệu từ Microsoft Access sang Word, bạn cần hiểu một số điều cơ bản. Đầu tiên, bạn không thể xuất tất cả các loại đối tượng từ Access sang Word.

Hiện tại, bạn chỉ có thể xuất bảng, truy vấn, biểu mẫu và báo cáo. Tuy nhiên, mỗi đối tượng vẫn tồn tại một số hạn chế. Bắt đầu với các bản ghi, Access chỉ xuất các bản ghi đó trong dạng xem đã chọn. Ứng dụng sẽ không bao gồm tất cả dữ liệu ẩn trong một báo cáo. Tương tự, Access chỉ có thể xuất biểu mẫu và bảng dữ liệu với biểu mẫu con và trang tính con.

Cách duy nhất để giải quyết vấn đề này là xuất mọi biểu mẫu con và trang tính con. Nếu bạn xuất báo cáo chính, bạn có thể xuất nhiều biểu mẫu con và báo cáo phụ.

See also  13 cách để hạ nhiệt máy tính vào mùa hè

Thứ hai, bạn không thể xuất các mối quan hệ, macro, mô-đun và các đối tượng đồ họa như ảnh và đối tượng Microsoft Graph từ Access sang Word. Ngoài ra, Access sẽ chỉ xuất kết quả từ các biểu thức chứ không phải chính các biểu thức.

Cuối cùng, không có cách nào để nhập dữ liệu từ Microsoft Access sang Word. Bạn phải bắt đầu trong Access, xuất dữ liệu của mình sang tài liệu mới, sau đó sao chép nội dung và dán chúng vào tài liệu Word hiện có.

Cách xuất dữ liệu truy cập sang tài liệu Word

Xuất dữ liệu Access sang Word yêu cầu sử dụng Trình hướng dẫn Tệp Xuất — RTF tích hợp sẵn. Chắc chắn, công cụ này có rất nhiều hạn chế xung quanh việc xuất dữ liệu Access, nhưng nó vẫn tốt hơn là không có gì.

Nhưng nếu bạn thấy công cụ này quá hạn chế, bạn có thể tìm kiếm một số lựa chọn thay thế Microsoft Access miễn phí tốt nhất để thay thế. Nếu không, hãy làm theo các bước sau để xuất dữ liệu từ Access sang Word:

1. Mở cơ sở dữ liệu Access của bạn.

2. Chọn đối tượng bạn muốn xuất trong Ngăn Dẫn hướng.

3. Kiểm tra bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo để đảm bảo không có lỗi. Access thường bao gồm các chỉ báo lỗi bất cứ khi nào nó nhận ra lỗi. Điều này có thể bao gồm các hình tam giác màu xanh lá cây và một loạt các mã lỗi. Bước này rất quan trọng vì Access tự động thay thế các vị trí lỗi bằng giá trị null sau khi xuất dữ liệu.

See also  Có gì mới trong Linux Kernel 5.14?

4. Chọn một dạng xem hoặc một phần dữ liệu để xuất. Cách tốt nhất để chọn dữ liệu để xuất từ ​​nhiều bảng là chạy các truy vấn MS Access. Nếu bạn muốn xuất tất cả dữ liệu từ một đối tượng, hãy bỏ qua bước này.

Chọn một chế độ xem hoặc một phần dữ liệu để xuấtChọn một chế độ xem hoặc một phần dữ liệu để xuất

5. Nhấp vào tab Dữ liệu Ngoài và chọn Thêm> Từ. Công cụ Xuất — Trình hướng dẫn Xuất Tệp RTF mở ra.

Bấm vào tab Dữ liệu Ngoài và chọn Thêm> Từ” chiều rộng =”650″ chiều cao =”432″ lớp học =”lười biếng” data-src =”https://st.quantrimang.com/photos/image/2021/08/31/xuat-du-lieu-ms-access-sang-word-2.jpg”/> Nhấp vào tab Dữ liệu Ngoài và chọn Thêm> Từ</p>
<p>6. Trong cửa sổ bật lên Export — RTF File Export Wizard, hãy nhập tên tệp và chọn vị trí đích.</p>
<p><img loading=Nhập tên tệp và chọn vị trí đích

7. Chọn hộp kiểm Mở tệp đích sau khi hoạt động xuất hoàn tất nếu bạn cần.

8. Nếu bạn đã chọn dữ liệu nhất định để xuất, hãy chọn hộp kiểm Chỉ xuất bản ghi đã chọn. Nếu không, hãy để nguyên xuất tất cả dữ liệu trong hộp kiểm đối tượng.

8. Nhấp OK để bắt đầu quá trình xuất.

Nếu tệp có tên tương tự tồn tại, bạn có thể chọn Access có ghi đè tệp đó hay không. Chọn Có để ghi đè tệp hoặc Không để chọn tên mới cho tệp trong cửa sổ bật lên.

Theo mặc định, Access tạo tệp Định dạng Văn bản Đa dạng thức của Microsoft Word với phần mở rộng RTF. Để thêm dữ liệu Access vào tài liệu Word, hãy làm theo các bước sau:

See also  GOM Mix Pro: Công cụ chỉnh sửa video sáng tạo

1. Mở tài liệu RTF.

2. Sao chép tất cả nội dung của tài liệu.

3. Dán dữ liệu vào tài liệu Word.

Nếu bạn thấy công cụ Export — Trình hướng dẫn xuất tệp RTF tẻ nhạt khi sử dụng, có một cách dễ dàng hơn. Sao chép dữ liệu từ bảng Access, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo và dán trực tiếp vào tài liệu Word của bạn.

Hy vọng bạn đang thành công.